Tren Baru yang Menarik Di Bidang Manejemen Operasi

Salah satu alasan MO merupakan ilmu yang menarik adalah ilmu ini selalu dihadapkan pada kondisi yang selalu berubah. Baik pendekatan maupun hasil dari sepuluh keputusan MO sangat mungkin berubah. Dinamika ini terjadi karena berbagai tekanan, dari globalisasi perdagangan dunia hingga transfer ide, produk, dan uang dengan kecepatan yang sangat tinggi. Arah yang sekarang diambil oleh MO—di mana dulu berada, dan hendak menuju kemana.

Dulu Penyebab Masa Depan Fokus local atau nasional Komunikasi global dan jaringan transportasi yang handal Fokus global, memindahkan produksi ke luar negeri. Jumlah Pengiriman yang besar Siklus produk yang singkat dan modal member tekanan untuk mengurangi persediaan.

Kinerja just-in-time Pembelian dengan penawaran terendah Penekanan kualitas membutuhkan pemasok yang terlibat dengan focus pada pelanggan Kemitraan rantai-pasokan, kolaborasi, aliansi, outsourching Pengembangan produk yang lama Siklus hidup yang lebih pendek, Internet, Komunikasi Internasional yang cepat, desain dibantu computer, dan kerja sama internasional Pengembangan produk yang cepat, aliansi, kolaborasi desain Produk yang distandarisasi Pasar global yang berlimpah; bertambahnya proses produksi yang fleksibel Kustomisasi missal dengan penekanan pada kualitas Spesialisasi pekerjaan Berubahnya lingkungan social; bertambahnya masyarakat yang sarat informasi dan pengetahuan Pemberdayaan pekerja, tim, dan perampingan produksi Fokus pada biaya rendah Permasalahan lingkungan, ISO 14000, meningkatnya biaya pembuangan limbah Produksi yang peka lingkungan, produksi ramah lingkungan, bahan yang dapat didaur ulang, manufaktur ulang Etika Bisnis dijalankan secara lebih transparan; kajian public dan global mengenai etika; tidak mempekerjakan anak-anak, menolak penyuapan, menghindari terciptanya polusi Standarisasi etis dan tanggung jawab social yang tinggi

• Fokus Global. Penurunan biaya komunikasi dan transportasi secara tajam telah menghasilkan pasar yang mendunia. Pada saat yang bersamaan, sumber, modal, bahan baku, talenta, dan tenaga kerja juga menjadi global. Hal yang juga mempercepat globalisasi adalah Negara-negara diseluruh dunia bersaing dalam pertumbuhan ekonomi dan industralisasi. Manajer Operasi harus tanggap melihat penemuan-penemuan yang menghasilkan dan menggerakan ide, produksi, dan barang jadi secara cepat.

• Kinerja just-in-time. Sumber daya keuangan yang besar dan digunakan untuk persediaan menyebapkan membengkaknya biaya. Persediaan juga menghalangi respons yang cepat pada perubahan yang terjadi di pasar. Manajer Operasi mengurangi persediaan pada setiap tingkatan, mulai dari bahan baku hingga barang jadi.

• Bersekutu dengan rantai-pemasok. Siklus hidup produk lebih singkat yang digerakan oleh tuntutan dari pelanggan, sebagaimana juga perubahan yang cepat dalam teknologi bahan dan proses, mengharuskan para pemasok menyesuaikan diri dengan kebutuhan para pengguna akhir. Pemasok biasanya memiliki keahlian yang unik, manajer operasi mencari pemasok dan membina kemitraan jangka panjang dengan pihak yang mempunyai peran penting dalam rantai-pemasok.

• Pengembangan produk yang cepat. Komunikasi internasional yang cepat dalam hal berita, hiburan, dan gaya hidup membuat waktu siklus produk menjadi lebih pendek. Manajer operasi mengatasinya dengan teknologi dan kerja sama yang lebih cepat dan manajemen yang lebih efektif

• Kustomisasi missal. Saat kita mulai memandang dunia sebagai pasar, perbedaan individu terlihat dengan jelas. Perbedaan budaya yang ditegaskan lagi oleh perbedaan individu—dalam dunia dimana konsumen semakin sadar akan banyaknya penemuan dan pilihan—memberikan tekanan pada perusahaan untuk menanggapinya. Manajer Operasi mengatasinya dengan proses produksi yang lebih fleksibel untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Tujuan utamanya adalah menciptakan produk di saat dan ditempat dimana produk tersebut dibutuhkan.

• Pemberdayaan pekerja. Berkembangnya pengetahuan dan tempat kerja yang memerlukan teknik, membutuhkan kemampuan lebih ditempat kerja. Manajer operasi mengalihkan lebih banyak proses pengambilan keputusan pada pekerja secara perorangan.

• Produksi yang peka lingkungan. Manajer operasi yang terus berusaha memperbaiki produktivitas lebih memperhatikan perancangan produk dan proses-proses yang ramah lingkungan. Hal ini berarti desain produk yang dapat terurai, komponen mobil yang dapat digunakan kembali aau diproduksi ulang, atau pengemasan yang lebih efisien.

• Etika. Manajer operasi bertanggung jawab dalam menghadapi tantangan untuk membina perilaku yang etis.

Mengapa kita perlu belajar Manajemen Operasi?

Kita mempelajari MO (Manajemen Operasi) karena empat alasan berikut.

1. MO adalah satu dari tiga fungsi utama dari setiap organisasi dan berhubungan secara utuh dengan semua fungsi bisnis lainnya. Semua organisasi memasarkan (menjual), membiayai (mencatat rugi laba), dan memproduksi (mengoprasikan), maka sangat penting untuk mengetahui bagaimana aktivitas MO berjalan. Karena itu pula, kita mempelajari bagaimana orang-orang mengorganisasikan diri mereka bagi perusahaan yang produktif.

2. Kita mempelajari MO karena kita ingin mengetahui bagaimana barang dan jasa diproduksi. Fungsi produksi adalah bagian dari masyarakat yang menciptakan produk yang kita gunakan.

3. Kita mempelajari MO untuk memahami apa yang dikerjakan oleh manajer operasi. Dengan memahami apa saja yang dilakukan manajer ini, kita dapat membangun keahlian yang dibutuhkan untuk dapat menjadi seorang manajer seperti itu. Hal ini akan membantu Anda untuk menjelajahi kesempatan kerja yang banyak dan menggiurkan di bidang MO. Sepuluh Bidang Keputusan Masalah

a) Perancangan barang dan jasa. Perancangan barang dan jasa menetapkan sebagian besar proses transformasi yang akan dilakukan. Keputusan biaya, kualitas, dan sumber daya manusia bergantung pada keputusan perancangan. Merancang biasanya menetapkan batasan biaya terendah dan kualitas tertinggi.

b) Kualitas. Ekspektasi pelanggan terhadap kualitas harus ditetapkan, peraturan dan prosedur dibakukan untuk mengidentifikasi serta mencapai standar kualitas tersebut.

c) Perancangan proses dan kapasitas. Pilihan-pilihan proses tersedia untuk barang dan jasa. Keputusan proses yang diambil membuat manajemen mengambil komitmen dalam hal teknologi, kualitas, pengguna sumberdaya manusia, dan pemelihara yang spesifik. Komitmen pengeluaran dan modal ini akan menentukan struktur biaya dasar suatu perusahaan.

d) Pemilihan lokasi. Keputusan lokasi organisasi menufaktur dan jasa menentukan kesuksesan perusahaan. Kesalahan yang dibuat pada langkah ini dapat memengaruhi efisiensi.

e) Perancangan tata letak. Aliran bahan baku, kapasitas yang dibutuhkan, tingkat karyawan, keputusan teknologi, dan kebutuhan persediaan memengaruhi tata letak.

f) Sumber daya manusia dan rancangan pekerjaan. Manusia merupakan bagian yang integral dan mahal dari keseluruhan rancangan sistem. Karenanya, kualitas lingkungan kerja yang diberikan, bakat dan keahlian yang dibutuhkan, dan upah harus ditentukan dengan jelas.

g) Manajemen rantai pasokan. Keputusan ini menjelaskan apa yang harus dibuat dan apa yang harus dibeli. Pertimbangan terletak pada kualitas, pengiriman, dan inovasi; semuanya harus pada tingkat harga yang memuaskan. Kepercayaan antara pembeli dan penjual sangat dibutuhkan untuk proses pembelian yang efektif.

h) Persediaan. Keputusan persediaan dapat dioptimalkan hanya jika kepuasan pelanggan, pemasok, perencanaan produksi, dan sumber daya manusia dipertimbangkan.

i) Penjadwalan. Jadwal produksi yang dapat dikerjakan dan efisien harus dikembangkan. Permintaan sumber daya manusia dan fasilitas harus terlebih dahulu ditetapkan dan dikendalikan.

j) Pemeliharaan. Keputusan harus dibuat pada tingkat kehandalan dan stabilitas yang diinginkan. Sistem harus dibuat untuk menjaga kehandalan dan stabilitas tersebut.

Kita mempelajari MO karena bagian ini merupakan bagian yang paling banyak menghabiskan biaya dalam sebuah organisasi. Sebagian besar pengeluaran perusahaan digunakan untuk fungsi MO. Walaupun demikian, MO memberikan peluang untuk meningkatkan keuntungan dan pelayanan terhadap masyarakat.

KEPUTUSAN SOURCING DALAM RANTAI PASOKAN

The role of sourcing in a supply chain 

Procurement adalah proses dimana perusahaan memperoleh komponen bahan baku, produk, pelayanan atau sumber daya lainnya dari supplier untuk melaksanankan operasi mereka. Sourcing adalah keseluruhan sekumpulan proses bisnis yang diperlukan untuk membeli barang dan jasa. Untuk fungsi rantai pasokan, keputusan yang paling penting adalah apakah outsource atau in-house. Sebuah perusahaan outsource jika perusahaan menyewa perusahaan luar untuk melaksanakan operasi dalam suatu perusahaan. Aktifitas outsourcing rantai pasokan berdasarkan dua pertanyaan:

• Akankah pihak ketiga meningkatkan surplus rantai pasokan untuk meningkatkan aktivitas in-house?
• Sampai seberapa tingkat resiko tumbuh dari outsourcing?

Walaupun keputusan untuk outsource dibuat, proses sourcing meliputi seleksi supplier, mendesain kontrak supplier, kolaborasi desain produk, pengadaan material atau pelayanan dan evaluasi performa supplier.

Supplier scoring and assessment adalah proses yang digunakan untuk tingkat performa supplier. Supplier selection adalah penggunaan output dari scoring supplier dan penilaian untuk mengidentifikasikan supplier yang sesuai.
Design collaboration membolehkan supplier dan manufaktur untuk bekerja bersama ketika mendesain komponen untuk produk final. Procurement adalah proses dimana supplier mengirim produk dalam respon untuk menempatkan pesanan pembeli. 
Sourcing planning and analysis adalah untuk menganalisis pengeluaran silang berbagai supplier dan kategori komponen untuk mengidentifikasi kesempatan untuk mengurangi biaya total. Ketika mendesain strategi sourcing, yang penting untuk perusahaan menjelaskan faktor pengaruh yang terbesar pada performa dan memperbaiki target dalam area.

In-house atau outsource

Perusahaan harus mempertimbangkan outsourcing jika pertumbuhan surplus besar dengan risiko yang kecil. Fungsi bentuk in-house lebih baik jika pertumbuhan surplus kecil atau peningkatan resiko besar.

• Bagaimana pihak ketiga meningkatkan surplus rantai pasokan : pihak ketiga akan meningkatkan surplus rantai pasokan jika mereka meningkatkan nilai untuk konsumen atau mengurangi biaya rantai pasokan untuk perusahaan melakukan tugas in-house. Pihak ketiga dapat meningkatkan efektif surplus rantai pasokan jika mereka dapat mengumpulkan aset atau mengalir untuk tingkat yang lebih tinggi dari pada perusahaan itu sendiri. Berbagai jenis mekanisme pihak ketiga yang dapat digunakan untuk meningkatkan surplus, yaitu: jumlah kapasitas, jumlah inventory, jumlah transportasi dengan perantara transportasi, jumlah transportasi dengan perantara penyimpanan, jumlah gudang, jumlah pengadaan, jumlah informasi, jumlah piutang, jumlah relationship, biaya rendah dan kualitas tinggi.
• Resiko menggunakan pihak ketiga : perusahaan harus mengevaluasi risiko : proses rusak, menaksir biaya koordinasi, mengurangi kontrak konsumen/supplier, hilangnya kemampuan internal dan pertumbuhan dalam kekuatan pihak ketiga, kebocoran informasi dan data sensitif, kontrak tidak efektif

Third and Fourth-Party Logistic Providers

Third-party logistic (3PL) berkinerja pada satu atau lebih aktifitas logistic yang berhubungan dengan aliran produk, informasi, dan dana yang dapat dikerjakan oleh perusahaan itu sendiri. Dengan meningkatnya globalisasi dari rantai pasokan, konsumen mencari pemain yang dapat mengelola secara virtual semua aspek dari rantai pasokan. Hal ini memunculkan konsep dari fourth-party logistic (4PL).

Supplier scoring and assessment

Ketika membandingkan perusahaan, banyak perusahaan membuat kekeliruan pokok hanya fokus pada kuota harga, mengabaikan fakta bahwa penyalur berbeda pada dimensi yang penting yang mempengaruhi biaya total yang digunakan supplier. Ketika menskor dan menakasir supplier, ada faktor lain daripada kuota harga yang harus dipertimbangkan: pemenuhan lead time, performa on-time, fleksibelitas pasokan, frekuensi pengiriman/minimum lot size, kualitas pasokan, biaya transportasi inbound, pricing term, kapabilitas koordinasi informasi, kapabilitas kalaborasi desain, tingkat bunga, pajak dan tugas, kelangsungan hidup supplier.

Supplier selection – auctions and negotiations

Sebelum menyeleksi supplier, perusahaan harus memutuskan apakah menggunakan single sourcing atau multiple supplier. Seleksi supplier adalah setelah menggunakan mekanisme yang variasi, meliputi offline competitive bid, reverse auction atau negosiasi langsung. Apapun juga mekasisme yang digunaka, seleksi supplier harus berdasarkan pada biaya total yang digunakan supplier dan tidak hanya harga pembeliaan. Mekanisme lelang yang sering digunakan dalam praktek dan menyoroti semua kekayaan mereka.

Lelang dalam rantai pasokan : pembeli perlu struktur lelang untuk meminimalkan biaya mereka dan mendapatkan supplier yang menang dengan biaya yang rendah dengan tawaran mereka. Lelang dibuka seperti lelang bahasa inggris mungkin untuk mencapai outcome. Prinsip dasar negosiasi : kuncy sukses negosiasi, untuk membuat outcome yang sama-sama untung.

Contracts and supply chain performance

Kontrak harus didesain untuk memfasilitasi outcome rantai pasokan dan miminimalkan tindakan yang merusak performa. Ada 3 pertanyaan ketika mendesain kontrak rantai pasokan:

1. Bagaimana kontrak akan mempengaruhi profit perusahaan dan total profit rantai pasokan?
2. Akankah insentif dalam kontrak memperkenalkan beberapa penyimpang informasi?
3. Bagaimana kontrak akan mempengaruhi performa supplier sepanjang kunci ukuran performa?

Kontrak untuk ketersediaan produk dan profit rantai pasokan : untuk memperbaiki profit secara keseluruhan, supplier harus mendesain kontrak untuk mendukung pembeli untuk membeli lebih dan meningkatkan level ketersediaan produk. Memerlukan supplier untuk berbagi (ikut serta) dalam sebagian dari ketidak-pastian permintaan pembeli. 3 kontrak yang meningkatkan profit secara keseluruhan :

1. Buyback contract : manufaktur dapat menggunakan buyback kontrak untuk meningkatkan profit. Buyback mendorong retailier untuk meningkatkan level ketersediaan produk. Buyback kontrak mendorong kearah usaha retailer yang lebih rendah dan meningkatkan penyimpangan informasi dalam rantai pasokan.
2. Revenue – sharing contract : double marginalisasi dengan mengurangi biya per unit yang dikenakan untuk retailier, jadi secara efektig mengurangi biaya overstocking. Revenue – sharing contract meningkatkan penyimpangan informasi dan mendorong kearah usaha retailer yang lebih rendah dalam kasus overstocking, hanya hal nya yang dilakukan buy-back kontrak.
3. Quantity flexibelity contract : double marginalisasi dengan memberikan retailer kemampuan untuk memodifikasi pesanan berdasarkan perbaikan pendekatan forecast untuk point sale. Hasil kontrak ini dalam rendahnya penyimpangan informasi daripada buy-back atau revenue sharing contract ketika supplier menjual untuk pembeli yang multiple atau kelebihan supplier, kapasitas fleksibel.

Design collaboration

Kolaborasi desain dengan supplier dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, memperbaiki kualitas dan mengurangi waktu untuk pasar. secara tanggung jawab desain menggerakkan untuk supplier, penting untuk menjamin desain untuk kogistik dan desain untuk prinsip manufaktur untuk diikuti. Untuk sukses, manufaktur harus menjadi koordinator desain efektif dalam rantai pasokan.

The procurement process

Proses pengadaan untuk material langsung harus fokus pada memperbaiki koordinasi dan jarak pandang dengan supplier. Proses pengadaan untuk material tidak langsung harus fokus pada mengurangi biaya transaksi untuk setiap pesanan. Proses pengadaan dalam dua kasus harus konsolidasi pesanan untuk mendapatkan keuntungan skala ekonomis dan kuantitas diskon.

Sourcing planning and analysis

Pengeluraan pengadaan harus di analisis penyalur dan bagian untuk memastikan kecocokan skala ekonomi. Analisis performa supplier harus digunakan untuk membangun portfolio supplier dengan kekuatan komplementer. Murah, tetapi perform yang rendah, supplier harus menggunakan untuk persediaan berdasarkan permintaan sedangkan perform yang tinggi tapi lebih mahal, supplier harus menggunakan untuk menahan melawan variasi dalam permintaan dan persediaan dari sumber daya lain.

Risk management in sourcing

Resiko sourcing dapat juga dalam ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan tepat waktu, meningkatkan dalam biaya pengadaan atau hilangnya properti intelektual. Penting untuk mengembangkan strategi peringanan yang membantu mengurangi bagian dari resiko Ketidakmampuan dalam memenuhi permintaan tepat waktu timbul karena gangguan atau penundaan dari sumber daya yang tersedia.

Making sourcing decisions in practice

1. Menggunakan tim multifungsional
2. Memastikan koordinasi yang sesuai ke lintas daerah dan bisnis unit
3. Selalu mengevaluasi biaya total dari kepemilikan
4. Membangun hubungan jangka panjang dengan kunci supplier

MAINTENANCE (PEMELIHARAAN) dan RELIABILITY (KEANDALAN)

Maintenance (pemeliharaan) adalah semua aktivitas yang berkaitan untuk mempertahankan peralatan system dalam kondisi layak bekerja. Sebuah system pemeliharaan yang baik akan menghilangkan variabilitas system. Taktik pemeliharaan adalah :

1. Menerapkan dan meningkatkan pemeliharaan pencegahan
2. Meningkatkan kemampuan atau kecepatan perbaikan

Reliability (keandalan) adalah peluang sebuah komponen mesin atau produk akan bekerja secara baik untuk waktu tertentu di baawah kondisi tertentu. Taktik keandalan adalah :

1. Meningkatkan komponen individual
2. Memberikan redundancy

Tujuan pemeliharaan dan keandalan adalah untuk mempertahankan kemampuan system, selagi mengendalikan biaya.

Strategi Pemeliharaan dan Keandalan yang baik membutuhkan keterlibatan karyawan dan prosedur yang baik.

A. MAINTENANCE (PEMELIHARAAN)

Untuk mengukur kesuksesan manajemen pemeliharaan, maka ada dua unsur yang harus ditentukan terlebih dahulu, yaitu keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan.

Factor karyawan dalam hal pemeliharaan dapat dilihat dari informasi yang dimiliki karyawan, keahlian yang dimilikinya, kompensasi yang diterima sebagai factor penguat motivasi dan kekuatan sinergi yang perlu dilakukan. Sebagai upaya untuk meningkatkan penguasaan informasi dan keahlian dalam kaitannya dengan kegiatan pemeliharaan, maka pihak manajemen dapat menempuh beberapa hal yaitu :

• Pertukaran informasi. Melalui penciptaan iklim yang kondusif, misalnya adanya bank data ( bank prosedur) yang berisikan data serta prosedur tentang pemeliharaan segala jenis mesin dalam system manufaktur.
• Pelatihan keahlian. Bagi karyawan yang belum memiliki keahlian yang diharapkan, perusahaan dapat memilih untuk mengirimkan ke training center yang menawarkan pelatihan-pelatihan atau langsung dilatih di perusahaan melalui on the job training.

Adapun tentang prosedur pemeliharaan mesin-mesin, factor yang perlu diperhatikan adalah prosedur pembersihan dan pelumasan. Pembersihan ini ditujukan untuk menghindari korosi, kemacetan akibat adanya kotoran dan kegiatan ini dilakukan secara rutin. Sedangkan pelumasan bertujuan agar tidak terjadi gesekan material mesin secara langsung, mendinginkan panas mesin pada kondisi tertentu, dan memperpanjang umur mesin.

Prosedur berikutnya adalah monitor dan penyesuaian. Monitor harus dilakukan secara kontinu dengan jadwal yang sudah ditentukan. System monitor yang baik akan mampu melakukan penyesuaian yang diperlukan.

Manfaat dari adanya kegiatan pemeliharaan ( maintenance) antara lain :

1. Perbaikan terus-menerus. Kegiatan ini menjadi kajian yang penting dalam manajemen operasi, baik manufaktur maupun jasa, terutama pabrik-pabrik yang menggunakan mesin yang berputar dan beroperasi setiap saat.
2. Meningkatkan kapasitas. Dengan adanya perbaikan yang terus-menerus, maka tidak aka nada pengerjaan ulang / proses ulang, sehingga kapasitas akan meningkat.
3. Mengurangi persediaan. Karena tidak perlu ada tumpukan bahan baku yang harus disiapkan untuk melakukan produksi ulang.
4. Biaya operasi lebih rendah. Akibat kapasitas yang meningkat disertai dengan persediaan yang rendah, maka secara otomatis akan mengakibatkan biaya operasi lebih rendah. Tidak perlu penyimpanan bahan baku dan tidak perlu adanya biaya tambahan karena proses pengerjaan ulang.
5. Produktivitas lebih tinggi. Jika biaya operasi lebih rendah, maka dari rumus produktivitas adalah output/input akan diperoleh bahwa produktivitas akan lebih besar (dengan catatan output konstan). Tentunya produktivitas akan lebih besar lagi jika output semakin besar.
6. Meningkatkan kualitas. Akan tercipta cost advantage, artinya dengan kualitas yang sama baik, harga dapat ditetapkan menjadi lebih murah.

Terdapat dua jenis taktik pemeliharaan : pemeliharaan pencegahandan pemeliharaan kerusakan.

(I) Pemeliharaan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Pemeliharaan pencegahan sebuah rencana yang meliputi pemeriksaan rutin, pemeliharaan, dan menjaga fasilitas tetap dalam kondisi baik utuk mencegah kegagalan.
Sebuah tingkat kegagalan awal yang tinggi, dikenal sebagai tingkat kematian dini (infant mortality), yang mungkin terjadi pada banyak produk. Yang dimaksud tingkat kematian dini sendiri yaitu tingkat kegagalan di awal kehidupan sebuah produk atau proses.

Hasil yang cacat / gagal akan menyebabkan tambahan biaya karena harus diproses kembali dan yang lebih besar resikonya adalah kurangnya kepercayaan konsumen kepada perusahaan akibat produk gagal. Tambahan yang timbul menyebabkan biaya produksi membengkak ( tidak minimal). Jika biaya produksi membengkak, maka harga barang menjadi tinggi.

Pemeliharaan yang periodic dan terencana sangat diperlukan pada fasilitas-fasilitas produksi, jika tidak akan mengakibatkan kerusakan “ Unit Kritis” dikarenakan :

• Kerusakan fasilitas tersebut akan menyebabkan terhentinya seluruh aktivitas proses produksi.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan mempengaruhi kualitas produk.
• Investasi yang ditanamkan dalam fasilitas tersebut cukup besar.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan membahayakan pekerja, baik kesehatan maupun keselamatannya.

Preventive maintenance ini dapat mengatasi kerusakan yang tiba-tiba terjadi. Hal ini dikarenakan preventive maintenance ini dapat mendeteksi dan menangkap sinyal kapan suatu system akan mengalami kerusakan serta menentukan kapan suatu system memerlukan service ( perbaikan).

Dengan teknik pelaporan yang baik, perusahaan dapat menjaga arsip proses, mesin, atau peralatan individu. Arsip seperti itu dapat menyediakan profil yang berisi baik jenis pemeliharaan yang diperlukan maupun waktu pemeliharaan yang dibutuhkan. Sejarah pemeliharaan peralatan merupakan bagian yang sangat penting bagi sebuah system pemeliharaan pencegahan, seperti halnya catatan mengenai waktu dan biaya perbaikan. Arsip seperti ini juga memberikan informasi serupa tentang keluarga peralatan begitu juga pemasok.

(II) Pemeliharaan Kerusakan / Perbaikan

Pemeliharaan kerusakan adalah pemeliharaan secara langsung yang terjadi ketika peralatan gagal dan harus diperbaiki dalam kondisi darurat atau dengan dasar prioritas.

Ada beberapa factor yang dapat menyebabkan terjadinya kerusakan mesin produksi, yaitu :

• Pemilihan rancang bangun yang tidak sesuai
• Keterampilan operator dan petugas pemeliharaan yang tidak mendukung dalam pegoperasian mesin produksi
• Kelalaian dalam pemeliharaan dasar, seperti kebersihan dan pelumasan
• Kondisi mesin atau peralatan yang sudah aus akibat gesekan, dan
• Kesalahan menjaga kondisi operasi mesin pada saat beroperasi

Kerusakan yang disebabkan beberapa hal di atas, akan mengakibatkan :

1. Inefisiensi operasi, karena harus melakukan pemrosesan ulang.
2. Reputasi yang buruk, karena berubahnya cara pandang konsumen terhadap produk.
3. Rendahnya profitability, karena berkurangnya permintaan konsumen dalam jangka panjang.
4. Kehilangan pelanggan yang beralih ke produk lain, karena produk yang gagal.
5. Menurunnya kualitas produk, karena produk yang gagal.
6. Karyawan menjadi tidak puas, karena menghasilkan produk yang gagal.
7. Keuntungan menjadi semakin rendah akibat menurunnya permintaan.

Karena itu perlu untuk meningkatkan kemampuan memperbaiki. Memperbesar atau meningkatkan fasilitas pemeliharaan dapat menjadikan system bekerja secara lebih cepat. Sebuah fasilitas pemeliharaan yang baik memerlukan enam fitur berikut :

1. Personel yang terlatih dengan baik
2. Sumber daya yang cukup
3. Kemampuan untuk menetapkan sebuah rencana perbaikan dan prioritas
4. Kemampuan dan otoritas untuk melakukan perencanaan material
5. Kemampuan untuk mengidentifikasi penyebab kerusakan
6. Kemampuan untuk mendesain cara untuk memperluas mean time between failures (waktu rata-rata kegagalan).

Pemeliharaan Produksi Total
Dengan memadukan manajemen kualitas total dengan pandangan strategis pemeliharaan dari sisi perancangan proses dan peralatan untuk pemeliharaan pencegahan.

Sebagai tambahan, pemeliharaan produktif total mencakup:

• Perancangan mesin yang andal, mudah dioperasikan, dan mudah dalam pemeliharaan
• Menekankan biaya kepemilikan total di saat membeli mesin, sedemikian rupa sehingga biaya pelayanan dan pemeliharaan sudah termasuk dalam biaya pembelian tersebut
• Membuat rencana pemeliharaan pencegahan yang memanfaatkan praktek operator yang terbaik, departemen pemeliharaan, dan depot pelayanan.
• Melatih pekerja untuk mengoperasikan dan memelihara mesin mereka sendiri.

Teknik Lain untuk Menetapkan Kebijakan Pemeliharaan :

SIMULASI

Simulasi merupakan usaha untuk meniru ciri, penampilan, dan karakteristik dari system nyata. Karena kompleksitas dari beberapa keputusan pemeliharaan, simulasi komputer merupakan alat yang baik untuk mengevaluasi dampak berbagai kebijakan. Simulasi yang dilakukan melalui model fisik juga bermanfaat dengan cara menirukan bagian dari system manajemen operasional melalui pembuatan model matematik yang diusahakan untuk sedekat mungkin dengan realita dan model tersebut, kemudian digunakan untuk memperkirakan efek-efek berbagai tindakan.

Bagi seorang manajer, dalam menggunakan model simulasi dibuat langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menentukan masalah
2. Memperkenalkan variable penting yang disertai dengan masalah yang dihadapi
3. Membuat model angka / matematiknya
4. Menyusun arah tindakan yang mungkin untuk pengujian
5. Melakukan percobaan
6. Mempertimbangkan hasil ( memodifikasi model atau mengubah input data)
7. Memutuskan arah tindakan yang akan diambil.

Manfaat dari model simulasi antara lain :

• Simulasi relative berterus terang dan fleksibel.
• Simulasi dapat digunakan untuk menganalisa situasi dunia nyata yang luas dan kompleks.
• Komplikasi dunia nyata dapat diikuti ( ditiru), yang biasanya tidak dapat ditiru dalam kebanyakan model perencanaan atau manajemen operasional.
• Pemanfaatan waktu dimungkinkan dalam simulasi melalui penggunaan simulasi komputer.
• Simulasi memungkinkan para manajer mengetahui sebelumnya pilihan apa saja yang paling menarik.
• Simulasi tidak mempengaruhi system dunia nyata.Dengan adanya simulasi, dapat dipelajari efek interaktif dari komponen atau variable individual untuk menentukan mana yang lebih penting.

Simulasi sering merupakan sebuah teknik yang sesuai untuk permasalahan pemeliharaan, karena kompleksitas dari beberapa keputusan pemeliharaan, simulasi merupakan alat yang baik untuk mengevaluasi dampak berbagai kebijakan ( baik melalui simulasi komputer ataupun simulasi fisik).

Apabila dalam suatu system mengandung elemen yang menunjukkan adanya peluang, maka metode simulasi Monte Carlo dapat digunakan sebagai eksperimen terhadap elemen peluang melalui sampling acak.

SISTEM PAKAR

Sistem pakar adalah perangkat lunak komputer yang menggunakan pengetahuan (aturan-aturan tentang sifat dari unsur suatu masalah), fakta dan teknik inferensi untuk masalah yang biasanya membutuhkan kemampuan seorang ahli. Dapat digunakan untuk membantu karyawan mengisolasi dan memperbaiki berbagai kesalahan pada peralatan dan permesinan.

Pengetahuan yang digunakan dalam system pakar terdiri dari kaidah-kaidah (rules) atau informasi dari pengalaman tentang tingkah laku suatu unsur persoalan. Kaidah-kaidah biasanya memberikan deskripsi kondisi yang diikuti oleh akibat dari prasyarat tersebut.

Tujuan perancangan system pakar adalah untuk mempermudah kerja, atau bahkan mengganti tenaga ahli, penggabungan ilmu dan pengalaman dari tenaga ahli, training tenaga ahli baru, penyediaan keahlian yang diperlukan oleh suatu proyek yang tidak memiliki atau tidak mampu membayar tenaga ahli.

Penggabungan ilmu dan pengalaman para tenaga ahli bukanlah merupakan pekerjaan yang mudah, apalagi untuk mereka yang mempunyai keahlian yang berbeda. Untuk itulah system pakar dirancang dengan fungsi menyimpan dan menggunakan ilmu serta pengalaman dari satu atau beberapa tenaga ahli.

B. RELIABILITY (KEANDALAN)
Pemeliharaan akan menyebabkan keterandalan, keterandalan akan menyebabkan efisiensi dan meningkatkan produktivitas. Untuk mengelola masing-masing komponen, maka teknik yang digunakan adalah :

Meningkatkan komponen individual

Untuk mengukur keandalan di sebuah sistem di mana setiap komponen atau individu mungkin hanya memiliki tingkat keandalan tersendiri, digunakan metode perhitungan keandalan sistem (Rs) sangat sederhana. Perhitungan ini mencoba menemukan hasil kali dari keandalan individu sebagai berikut:

Rs = R1 x R2 x R3 x … x Rn ..…(1)

Dengan asumsi bahwa keandalan sebuah komponen individu tidak bergantung pada keandalan komponen yang lain (setiap komponen berdiri sendiri).

Keterandalan juga dapat diartikan sebagai peluang yang berfungsi dalam waktu yang telah ditentukan. Ukuran keterandalan yang paling sering dilakukan adalah tingkat kegagalan produk ( product failure rate / FR). Perusahaan yang memproduksi peralatan berteknologi tinggi sering menyediakan data tingkat kegagalan produk mereka.

FR (%) = (Jumlah unit yang rusak/Jumlah unit yang diuji) x 100% ..…(2)

atau

FR (N) = Jumlah unit yang rusak/Jumlah unit-jam waktu operasi …..(3)


Juga menggunakan waktu rata-rata antara kegagalan ( mean time between failures / MTBF), yaitu waktu yang diharapkan di antara perbaikan dan kegagalan komponen, mesin, proses, atau produk yang berikutnya.

MTBF = 1 / FR (N) …..(4)

Menetapkan Redundancy

Untuk meningkatkan keandalan system, maka ditambahkan redundancy. Teknik ini digunakan untuk “menyokong” komponen dengan komponen tambahan ( cadangan). Hal ini dilakukan dengan menempatkan unit secara paralel dan merupakan taktik manajemen operasi standar.

Redundancy diberikan untuk memastikan bahwa jika sebuah komponen gagal, maka system memiliki sumber daya yang lain. Keandalan yang dihasilkan adalah kemungkinan komponen pertama bekerja ditambah dengan kemungkinan dari komponen cadangan ( komponen paralelnya) yang bekerja dikalikan dengan kemungkinan perlunya komponen cadangan.

Tujuan pemeliharaan dan keandalan adalah untuk mempertahankan kemampuan system, selagi mengendalikan biaya. Sebuah system pemeliharaan yang baik akan menghilangkan variabilitas system.

Trade-off antara pemeliharaan yang dilakukan oleh karyawan dengan pemeliharaan yang dilakukan oleh pemasok adalah dengan teknik pelaporan yang baik, perusahaan dapat menjaga arsip proses, mesin, atau peralatan individu. Arsip seperti itu dapat menyediakan profil yang berisi baik jenis pemeliharaan yang diperlukan maupun waktu pemeliharaan yang dibutuhkan. Sejarah pemeliharaan peralatan merupakan bagian yang sangat penting bagi sebuah system pemeliharaan pencegahan, seperti halnya catatan mengenai waktu dan biaya perbaikan. Arsip seperti ini juga memberikan informasi serupa tentang keluarga peralatan begitu juga pemasok.

Seorang manajer dapat mengevaluasi efektivitas fungsi pemeliharaan.
Untuk mengukur kesuksesan manajemen pemeliharaan, maka ada dua unsur yang harus ditentukan terlebih dahulu, yaitu keterlibatan karyawan dan prosedur pemeliharaan.
Factor karyawan dalam hal pemeliharaan dapat dilihat dari informasi yang dimiliki karyawan, keahlian yang dimilikinya, kompensasi yang diterima sebagai factor penguat motivasi dan kekuatan sinergi yang perlu dilakukan.
Adapun tentang prosedur pemeliharaan mesin-mesin, factor yang perlu diperhatikan adalah prosedur pembersihan dan pelumasan, juga monitor dan penyesuaian.

Pada sebuah adu pendapat mengenai pemeliharaan pencegahan di Windsor Printers, pemilik perusahaan bertanya, “Mengapa harus diperbaiki sebelum alat tersebut rusak?”, "Bagaimana jika Anda sebagai direktur pemeliharaan menjawab pertanyaan tersebut?"

Seperti yang dijelaskan di atas, pemeliharaan pencegahan yang periodic dan terencana sangat diperlukan pada fasilitas-fasilitas produksi, jika tidak akan mengakibatkan kerusakan “ Unit Kritis” dikarenakan :

• Kerusakan fasilitas tersebut akan menyebabkan terhentinya seluruh aktivitas proses produksi.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan mempengaruhi kualitas produk.
• Investasi yang ditanamkan dalam fasilitas tersebut cukup besar.
• Kerusakan fasilitas tersebut akan membahayakan pekerja, baik kesehatan maupun keselamatannya.

Oleh karena itu pemeliharaan sebelum mesin mengalami kerusakan sangat penting dilakukan. Bagaimana pun, konsekuensi kerusakan harus benar-benar dipertimbangkan. Bahkan beberapa kerusakan kecil dapat mengakibatkan malapetaka untuk produktivitas ke depannya.

Perencanaan dan Pengawasan Operasional

Tujuan perencanaan dan pengawasan operasional adalah untuk memaksimalkan pelayanan pada konsumen, meminimalkan investasi persediaan dan memaksimalkan efisiensi.

Perencanaan produksi didasarkan pada ramalan: (1) keseluruhan rencana dibuat dalam waktu tertentu. (2) Perencanaan operasional harus diterjemahkan ke dalam jadwal produksi utama yang menentukan kuantitas dan waktu jangka pendek produksi utama yang menentukan kuantitas dan waktu jangka pendek produk akhir harus dihasilkan.Untuk memproduksi suatu barang atau jasa diperlukan faktor-faktor produksi: man, money, materials, methode, machine,dan market yang disingkat Sixm`s.

Jadwal detail dengan menggunakan software manajemen proyek. Schedulejangka produk atau schedule terinci menentukan kuantitas dan jenis item yang akan diproduksi serta bagaimana caranya. Kapan dan dimana harus diproduksi untuk hari/minggu berikutnya.

Manajemen persediaan. Persediaan adalah supply bahan baku, bahan setengah jadi atau barang dalam proses dan barang jadi bagi perusahaan untuk tetap mempertahankan agar bisa memenuhi kebutuhan operasionalnya. Untuk meminimalkan biaya-biaya persediaan dan pemeliharaan persediaan secara optimum, berbagai model matematik dan model persediaan berbasis komputer telah dikembangkan untuk membantu manajer dalam memutuskan kapan dan berapa banyak persediaan yang harus dipesan. Ada tiga metode yang paling penting, yaitu: (1) Material requirement planning (MRP). Perencanaan bahan-bahan yang diperlukan, adalah system perencanaan operasional dimana produk akhir dianalisa untuk menentukan bahan-bahan yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut. (2) Material resource planning membandingkan dengan kebutuhan MRP untuk mengetahui sumber daya dan menghitung biaya unit, dapat juga digunakan dengan program computer lain untuk menangani pesanan masuk, pemfakturan, dan tugas-tugas operasional lain. MRP II menyediakan sistem pengawasan bahan yang lebih baik disbanding MRP. (3)Just in time inventory (JITI) merupakan sistem persediaan dimana kuantitas produksi seimbang/sama dengan kuantitas pengiriman, dimana pembelian bahan dan pengantaran barang jadi dilakukan tepat pada saat dibutuhkan/digunakan (just in for usage).

Pengawasan kualitas merupakan salah satu cara yang penting untuk menambah nilai (value added) produk jasa yang membedakannya dari produk dan jasa pesaing. Karena itu pengawasan kualitas sekarang dipandang sebagai bagian yang utuh dari strategi perusahaan sebagai akibatnya, pengawasan kualitas dipertimbangkan pada setiap tahap proses operasi, dengan identifikasi tujuan serta memperbaiki kesalahan secepat mungkin daripada menunggu sampai akhir operasi. Cara pengawasan kualitas tradisional: penerimaan sample (acceptance sampling). Pengawasan proses (process control). Teknik ini dikembangkan selama tahun 30-an oleh Bell Telephone statistik, karena melibatkan tes statistik sampling dan proporsinya lebih besar dibandingkan tes lain. Prosedur pengawasan proses. Prosedur penerimaan sampel merupakan tes sejumlah kecil sampel yang diambil dari batch untuk melihat apakah keseluruhan batch dapat diterima, ditolak atau harus melalui beberapa tes terlebih dahulu.

Manajemen kualitas terpadu (Total Quality Management/ TQM). Trilogy J. M. Juran: perencanaan, pengendalian, dan peningkatan mutu. Manajemen kualitas terpadu merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha yang berorientasi pada kepuasan-langganan dengan melibatkan seluruh anggota. Melalui pengolahan mutu terpadu diharapkan barang dan jasa yang dihasilkan dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan keinginan dan harapan konsumen.

Penghargaan kualitas (Quality Award) untuk memacu serta memotivasi dan menghargai hasil karya produk barang, jasa yang menunjukkan suatu prestasi akan komitmen seseorang atau perusahaan pada kualitas, maka telah dibuatkan standar penghargaan baik yang bersifat nasional, regional maupun internasional. Ada beberapa standar yang dipakai untuk memberikan penghargaan atas kualitas terbaik yaitu: (1) Malcolm Baldridge Quality Award (BQA), diberikan di Amerika sebagai Business Nobel prize. (2) European Quality Award (EQA), diberikan di Eropa Barat sebagai European Quality prize. (3) Deming Quality Prize/Award (DQP), diberikan di Jepang sebagai Deming Prize. Ketiga jenis penghargaan itu diakui oleh Triad Market (Amerika Eropa-Jepang) dalam perdagangan bebas dan sekarang dianut juga oleh negara-negara lainnya di dunia internasional. Bagi perusahaan besar, menengah dan kecil yang telah memenuhi persyaratan tersebut dapat diberikan penghargaan dalam bentuk:  (1) Penghargaan Perunggu (Bronze Award) (2) Penghargaan Perak (Silver Award) (3) Penghargaan Emas (Golden Award). Dengan diberlakukannya ISO 9000 khususnya pada lingkungan Triad Market juga berarti perusahaan-perusahaan di seluruh dunia harus berstandar pada itu, terutama dalam memenuhi kualitas yang dapat bersaing apabila ingin diterima menjelang diberlakukannya peraturan WTO dalam perdagangan bebas pada tahun 2020 di seluruh dunia.